AVG

Privacyverklaring Drachten Diamonds

Honk- en softbalvereniging Drachten Diamonds, gevestigd aan de Sportlaan 9, 9203 NV Drachten, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Contactgegevens:
http://www.drachten-diamonds.nl
Sportlaan 9
9203 NV Drachten
info@drachten-diamonds.nl

Persoonsgegevens die wij verwerken

Honk- en softbalvereniging Drachten Diamonds verwerkt persoonsgegevens van de leden van onze vereniging. De meeste van deze gegevens worden door de leden zelf aan ons verstrekt en zijn nodig voor de administratieve en financiële verwerking.

Hieronder vind je een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken:

  • Initialen, voor- en achternaam – om de juiste persoon te identificeren ;
  • Geslacht – voor de indeling in de teams;
  • Geboortedatum – voor de indeling in de teams en de bepaling van de contributie;
  • Straatnaam en nummer, postcode en woonplaats – voor rijschema’s en omdat de KNBSB dit wil weten;
  • Telefoonnummer – voor communicatie via bijvoorbeeld Whatsapp;
  • E-mailadres – voor communicatie vanuit de trainers, coaches en het bestuur;
  • IBAN-nummer – voor de incasso van de contributie;
  • Lidnummer bond – voor de registratie in de teams en in Sportlink (zie onder Delen van persoonsgegevens met derden);
  • Inschrijfdatum – dan weten we hoe lang iemand lid is en vanaf wanneer de contributie geïncasseerd moet worden;
  • Rugnummer – zodat we geen dubbele nummers in een team hebben.

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken

Honk- en softbalvereniging Drachten Diamonds verwerkt de volgende bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens van jou:

  • gegevens van personen jonger dan 16 jaar

Wij verwerken gegevens van personen jonger dan 16 jaar, uitsluitend als ze jeugdlid zijn van onze vereniging. Personen onder de 16 jaar kunnen uitsluitend lid worden als een ouder of voogd toestemming geeft.

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken

Honk- en softbalvereniging Drachten Diamonds verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doelen:

  • Het bijhouden van de ledenadministratie;
  • Het afhandelen van de contributiebetaling;
  • Het verzenden van correspondentie vanuit de club;
  • Om leden te kunnen bellen, Whatsappen of e-mailen, indien dit nodig is in verband met zaken rondom het team of de wedstrijden.

In de paragraaf “Persoonsgegevens die wij verwerken” staat de reden per persoonsgegeven genoemd.

Geautomatiseerde besluitvorming

Honk- en softbalvereniging Drachten Diamonds neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerking besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma's of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een functionaris van Honk- en softbalvereniging Drachten Diamonds) tussen zit. 

Hoe lang we persoonsgegevens bewaren

Honk- en softbalvereniging Drachten Diamonds bewaart persoonsgegevens niet langer dan strikt noodzakelijk om de doelen te realiseren waarvoor persoonsgegevens worden verzameld. Wij hanteren de volgende bewaartermijn voor persoonsgegevens:
Na beëindiging van het lidmaatschap worden naam, adres, woonplaats, emailadres en telefoongegevens bewaard om oud-leden uit te kunnen nodigen voor bijvoorbeeld speciale wedstrijden of lustrums. Indien oud-leden dit niet willen, kan dat gemeld worden bij ledenadministratie@drachten-diamonds.nl. Alle persoonsgegevens van het betreffende oud-lid worden dan verwijderd.

Bijzondere toestemming voor beeldrechten

Drachten Diamonds vraagt bijzondere toestemming voor het gebruik van:

  • Foto’s waar leden op staan;
  • Filmmateriaal waar leden op staan;
  • Interviews met de leden.

Voor het gebruik hiervan wordt de leden bij aanvang van het lidmaatschap gevraagd schriftelijk toestemming te geven, zodat foto’s, film of interviews gebruikt kunnen worden voor in- en externe communicatie-uitingen of in publicatie in mediarelaties van Drachten Diamonds. De op foto’s of film vastgelegde leden kunnen niet herleid worden tot individuele leden.

Delen van persoonsgegevens met derden

Honk- en softbalvereniging Drachten Diamonds deelt persoonsgegevens met de KNBSB voor de verwerking in Sportlink, het administratieve bronsysteem van de KNBSB dat Drachten Diamonds verplicht is te gebruiken en met de huisbank voor de incasso van de contributie of voor via de club aangeschafte kleding.

Sportlink: Leden kunnen zelf, na registratie bij Drachten Diamonds, gebruik maken van de app “KNBSB Competitie”. Deze mobiele app geeft inzicht in de persoonsgegevens die Drachten Diamonds registreert. Ook kan in de app privacy-instellingen worden aangepast, wat de zichtbaarheid voor derden kan beperken.

Er is geen afzonderlijke verwerkersovereenkomst met Sportlink afgesloten. Wel zijn alle aspecten die in een verwerkersovereenkomst vastgelegd zijn, overeengekomen met Sportlink. Sportlink heeft al haar apps voorzien van functies en uitleg over de bewaking van de privacyaspecten. Tevens zijn in de Sportlink-voorwaarden alle aspecten van de  verwerkersovereenkomst opgenomen.

Huisbank: Voor de incasso worden persoonsgegevens gedeeld, zodat verschuldigde bedragen geïncasseerd kunnen worden. De huisbank verwerkt deze gegevens verder niet en heeft deze alleen nodig voor de uitvoering van de incasso. Er is dan ook geen verwerkersovereenkomst met de huisbank nodig.

Er zijn geen andere bedrijven die persoonsgegevens van onze leden verwerken. Mocht dit echter het geval zijn, dan wordt met deze bedrijven, die in onze opdracht persoonsgegevens verwerken, een verwerkersovereenkomst gesloten om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van jouw gegevens. Honk- en softbalvereniging Drachten Diamonds blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen. Indien Honk- en softbalvereniging Drachten Diamonds persoonsgegevens van leden aan andere derden gaat verstrekken, doen we dit alleen met nadrukkelijke toestemming van de leden.

Daarnaast worden de persoonsgegevens intern gedeeld met de leden. Bijvoorbeeld de namen, emailadressen en telefoonnummers van de leden van een bepaald team met de trainer/teamleider van dat team, zodat hij of zij de teamleden kan bereiken.

Gegevens inzien, aanpassen of verwijderen

Elk lid heeft het recht om zijn of haar persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Daarnaast heeft elk lid het recht om eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van de persoonsgegevens door Honk- en softbalvereniging Drachten Diamonds en heeft elk lid het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat een lid bij ons een verzoek kan indienen om de persoonsgegevens die wij van dat lid hebben in een computerbestand naar dat lid of een andere, door het betreffende lid te benoemen, organisatie te sturen. 

Elk lid kan een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van zijn of haar persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van de toestemming of bezwaar op de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens sturen naar ledenadministratie@drachten-diamonds.nl.

Hoe wij persoonsgegevens beveiligen

Honk- en softbalvereniging Drachten Diamonds neemt de bescherming van haar ledengegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als een lid het idee heeft dat zijn of haar gegevens toch niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op met ledenadministratie@drachten-diamonds.nl.

 

 

Klacht over de verwerking van uw Persoonsgegevens

Honk- en softbalvereniging Drachten Diamonds wil elk lid er op wijzen dat hij of zij de mogelijkheid hebt een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Cookies

Een cookie is een klein tekstbestand die met de pagina’s van een websites wordt meegestuurd en door de browser op uw computer, tablet of mobiele telefoon wordt opgeslagen. We gebruiken cookies om meer service te bieden bij het bezoeken van onze websites, die daardoor makkelijker worden in gebruik. Cookies zorgen er bijvoorbeeld voor dat men ingelogd kan blijven op een website of dat voorkeuren, zoals locatie- en taalinstellingen, worden onthouden. We kunnen dankzij cookies zien hoe vaak onze websites - en welke pagina’s - door bezoekers worden bekeken.

Voor het plaatsen van bepaalde cookies moet eerst toestemming worden gegeven, voordat deze cookies mogen worden gebruikt. Deze toestemming is niet nodig indien en voor zover het technisch noodzakelijke (functionele) cookies en analytische cookies betreft, in de zin van de toepasselijke wetgeving, zoals artikel 11.7a lid 3 Telecommunicatiewet en de ePrivacy Verordening.

Toestemming voor cookies kunnen altijd weer ingetrokken worden, door internetinstellingen te wijzigen. Meer informatie omtrent het in- en uitschakelen en het verwijderen van cookies is te vinden in de Help-functie van uw browser.